セルフチェックインとは？導入メリットや具体的なやり方、選定ポイントを徹底解説

セルフチェックインとは何かを詳しく解説

セルフチェックインの定義とチェックインのやり方、利用者と施設双方にとっての利便性について解説します。

セルフチェックインの定義とチェックインのやり方

セルフチェックインは、スタッフが対応する代わりに、利用者が専用機械を使って自分でチェックイン・チェックアウトをする仕組みです。非対面・非接触対応により業務効率化やコスト削減に貢献し、人材不足の解決にも役立ちます。

セルフチェックインの流れは、以下のとおりです。

利用者と施設双方にとっての利便性

セルフチェックインは、待ち時間を大幅に短縮し、スムーズな手続きを可能にします。利用者はタブレット端末や自身のスマートフォンを使って手続きを完了できるため、フロントでの待機が不要になります。
さらに、スタッフとの接触を最小限に抑えられることで、感染症のリスクを避けられます。

セルフチェックイン導入のメリット

セルフチェックインを導入するメリットは、主に2つあります。
ここでは、2つのメリットについて解説します。

利用者の待ち時間を短縮できる

セルフチェックインシステムを導入することで、フロントでの待ち時間が短縮され、スムーズにチェックインができます。
多言語に対応したセルフチェックインでは、インバウンドのチェックインの受け入れも可能となります。

チェックイン業務を削減し、スタッフの業務を効率化できる

セルフチェックインシステムを導入すると、従来のチェックイン業務が大幅に減少し、少人数のスタッフでも効率的にホテルを運営できるようになります。これにより、人材不足を解消でき、ホテルの経営が安定します。また、人件費はホテルの運営コストの大きな部分を占めているため、コスト削減も可能です。

さらに、繁忙期やチェックインが集中するピークタイムや、夜間・早朝でも、システムが自動で対応します。これにより、スタッフの負担が軽減され、サービス向上に専念することや、他の業務に集中することができるでしょう。

セルフチェックイン導入の課題

セルフチェックインを導入する際には、メリットがある反面、課題もあります。
ここでは、2つの課題について解説します。

導入コストがかかる

セルフチェックインを導入する際には、機械やシステムの導入費が必要です。また、導入後もランニングコストがかかります。そのため、まずは必要な機能を絞り込み、導入・運用にかかる費用を算出してから導入可否を決めましょう。

「中小企業省力化投資補助金」「小規模事業者持続化補助金」「事業再構築補助金」など、利用できる補助金があるか確認し、活用することをおすすめします。

トラブル対応を行う必要がある

セルフチェックインシステムにトラブルが発生した場合、スタッフが対応する必要があります。
例えば、ルームキーやレシート用紙が切れることなどが挙げられます。また、現金精算機能がついた機器を導入する場合、紙幣詰まりや釣り銭不足への対応も必要です。トラブル発生時に迅速に対応できるようなスタッフの体制など、対策を講じておきましょう。

セルフチェックインの具体例と成功事例

セルフチェックインの成功事例を2つピックアップし、紹介します。

龍宮城スパホテル三日月の事例

龍宮城スパホテル三日月は、2つの宿泊棟、スパ棟、全天候型屋内温水プールなどを備えた大型リゾート施設です。セルフチェックインシステムを導入し、チェックイン・チェックアウト時の長い行列の課題を解決しました。さらに、QRリストバンドの発行により、館内のキャッシュレス化を実現し、ゲストがより快適に楽しめる環境を整えました。

導入事例を読む ：セルフチェックインKIOSKと自動精算機の導入で、大型複合リゾートならではの課題を解決

アワーズイン阪急の事例

アワーズイン阪急は、国内トップクラスの客室数を誇るホテルです。お客さまをスムーズに迎えるために設備の見直しと導線の整備を行い、セルフチェックインシステムを11台導入しました。

これにより、お客さまが自分でチェックインでき、スタッフを約4名削減しても対応がスムーズに行えるようになりました。セルフサービス化により、スタッフは他の業務に集中でき、より質の高いサービスを提供できる環境が整っています。

導入事例を読む ：セルフチェックインKIOSK導入で、マンパワー運営からの脱却と お客さまに向き合う時間を創出

セルフチェックインシステム選定のポイント

セルフチェックインシステムを選ぶ際には、押さえておくべきポイントがあります。
ここでは、4つのポイントについて解説します。

ルームキーやPMSと連携できるか

ルームキーやPMSなど、外部システムとの連携が可能かどうか、確認しましょう。フロント業務をさらに効率化するためには、どのシステムと連携できるかを確認することが重要です。

ルームキーと連携すると、鍵の受け渡しが自動化されフロントを介さずにチェックインができます。一方で、PMSとの連携は必須で、予約情報、宿泊者情報、支払い情報等が自動で連携できるため、業務削減に繋がります。

多言語対応であるか

多言語対応の有無も重要です。多言語対応のセルフチェックインシステムなら、外国人観光客にも対応可能です。インバウンド需要が増加するなか、多言語対応のシステムを導入することで、より多くの利用者にとって使いやすい環境を整えられます。

導入コストはどうか

導入コストも確認すべき項目です。導入時には、初期費用とランニング費用の2種類があります。初期費用にはソフトウェア・ハードウェアの費用、導入費用が含まれます。ランニング費用には保守費用・キャッシュレス決済に関わる費用などが含まれます。

初期費用だけでなく、ランニング費用も含めたトータルコストで評価することが重要です。また導入による費用削減効果を考慮し、投資対効果を見極め、自施設の予算・ニーズに最適なセルフチェックインシステムを導入しましょう。

サポート体制は整っているか

セルフチェックインシステムの安定稼働のためには、サポート体制が整っているものを選ぶとよいでしょう。電話やメール、チャットで問い合わせ可能なサービスなら、迅速な対応が期待できます。ヘルプページが提供されているサービスなら、利用者自身で問題を解決しやすくなります。また、ハードウェアの故障・トラブルに関するサポート体制も必要不可欠です。

まとめ

セルフチェックインは、フロントスタッフの対応を必要とせず、利用者が専用端末を使ってチェックインやチェックアウトの手続きを自分で行う仕組みです。セルフチェックインシステムを導入することで、業務効率化やコスト削減、人件費の削減に貢献します。連携機能や多言語対応、サポート体制に注目し、自施設に最適なシステムを選びましょう。

USEN-ALMEXは、ホテルや旅館などの宿泊施設や、医療施設やクリニック、薬局などの医療機関に向けて、自動精算機の開発・提供をしています。市場トップシェアを持っているため、セルフチェックインシステムの導入を検討する人は、ご検討ください。