業務効率化ツールとは
業務効率化ツールは、生産性の向上、コスト削減の目的で利用する、さまざまなアプリケーションやシステムのことです。ツールには、業務効率につながる機能や設定が組み込まれています。
業務効率化ツールのメリット
業務効率化ツールを利用することで、幅広いメリットが得られます。ここでは、3つのメリットについて解説します。
生産性が向上する
業務効率化ツールで、作業過程の自動化や簡略化ができるようになると、労働時間が短縮できます。短時間での業務は、集中力が維持できるため、生産性が向上するでしょう。ミスや負担が減り、従業員のモチベーション向上も期待できることから、企業の成長、利益にもつながります。
引継ぎがスムーズになる
業務効率化ツールには、業務上の知識やノウハウがデータとして蓄積されています。属人化の防止になり、業務の引き継ぎがスムーズになります。
コスト削減につながる
業務効率化ツールを利用することで、人的コストや時間的なコストが削減できます。ツール上でデータを確認できるため、資料をまとめたり、送付したりする必要がありません。そのため、印刷代や輸送費などのコストも減らせるでしょう。さまざまなコストを削減できれば、新たに設備投資や人的投資ができ、従業員の働きやすい環境を構築できます。
業務効率化の方法
業務効率化を図るためには、ツールを導入する以外にも、複数の方法があります。ここでは、業務効率化の方法を2つ解説します。
業務フローや社内マニュアルを見直し、整理する
業務フローや社内マニュアルを見直し、整理しましょう。同じような作業が数回発生している、ボトルネックが発生しているなど、無駄を見つけたら削除や修正を行います。不要なデータを削除する、共有フォルダに移動して業務の属人化を防ぐなど、書類や情報を整理することが重要です。
フォーマット化する
従業員が利用できる共通のフォーマットを準備することで、業務効率化につながります。日々の業務をまとめたマニュアルを作成することで、全体像を把握しつつ、業務手順の明確化も可能です。その結果、マニュアルやフォーマットに従って業務を進められるため、効率化も実現できます。
業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールの種類は多岐にわたります。ここでは、5つの種類に分けて、業務効率化ツールを解説します。
SFA・CRM・MAツール
SFA・CRM・MAツールは、自動メール配信や進捗状況の可視化、お客さま情報の共有など、営業活動を効率化するツールです。
SFAツールは「Sales Force Automation」の頭文字をとったもので、営業支援に役立ちます。CRMツールは「Customer Relationship Management」の略称で、お客さま関係の管理を効率化します。MAツールは、「Marketing Automation」の略称で、マーケティング活動を自動化する機能が備わったツールです。
RPAツール
RPAは、Robotic Process Automationの頭文字をとった言葉です。ソフトウェアロボットを活用することで、ルーティンワークの自動化を実現します。ルーティンワークの例には、データ入力、フォーム処理などがあります。
タスク・プロジェクト管理
タスク・プロジェクト管理の機能があるツールは、社内やチーム内でのタスク管理に役立ちます。業務への対応者や進捗状況などの可視化が可能です。また、タスクごとに期限の設定もできます。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社内メンバーやお客さまとチャットで会話できるツールです。メールや面談に代わり、リアルタイムでやりとりができるため、効率的なやり取りを実現できます。
名刺管理ツール
名刺管理ツールは、名刺情報を管理できるツールです。名刺交換の状況や、その後どのようなアプローチをしたかなどを一元管理できます。名刺情報を案件の進捗状況と結びつけたり、スマートフォンのカメラで撮影したものを自動で登録したりできる機能が備わったものもあります。
医療施設での課題
医療施設でも、業務効率化が求められています。医療施設が抱える課題を2つに分けて解説します。
人手不足
医療施設では、需要が高騰しているにも関わらず、働く世代の減少、少子高齢化などにより、人材確保が困難となり人手不足が慢性化しています。医師や看護師など、医療施設では国家資格が必要な職務が多くあります。しかし、地域や診療科の偏りにより、人材が不足している地域や医療施設があることが現状です。
医療施設で使える業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールは、医療施設で活用できます。6つのツールについて、事務側で使用するツールと、医療現場で使用するツールに分けて解説します。
事務側で使用するツールは、以下の2点です。
・自動精算機
・再来受付機
医療現場で使用するツールは、以下の4点です。
・診察予約システム
・歯科向け予約システム
・電子カルテ
・Web問診票
自動精算機
レセプトコンピュータから出力されたバーコードをスキャンするだけで、自動で精算が可能です。音声で、患者さまに操作手順をガイダンスしてくれる機能やクレジットカードやキャッシュレスなど、さまざまな支払方法に対応している機種など、従業員の作業負担が減らせる機能や機種がそろっています。また、従業員はお金に触れる必要もありません。
再来受付機
再来受付、保険証確認、後払い登録の機能を搭載することで、受付時に3つの手続きを同時に完了できます。マイナンバーカードと連携させることで、受付と資格確認が一度で完了するため、患者さまはもとより、従業員の作業負担も減らせます。
診察予約システム
診察予約システムは、オンラインで患者さまが受診の予約ができるシステムです。患者さまはWebサイトやアプリを利用して、医療施設の予約を進められます。予約電話に応対する手間が省けるため、他の業務に集中できます。
歯科向け予約システム
歯科クリニックに必要な機能に特化した予約システムです。インターネット環境があれば、24時間365日どこからでも予約が可能です。予約が確定したら、患者さまに自動でメールが送られるので、予約確認の手間が省けるでしょう。また、システムを導入することで、予約の電話対応業務負担を減らせます。
電子カルテ
電子カルテは、診察や検査の結果や既往歴などをデジタルデータにして管理するツールです。ツール上で、患者さまの情報を把握しやすくなるため、紙の書類から患者様の情報を探す手間が省けます。クラウド型の電子カルテの場合は、タブレット端末から簡単に入力できることも、業務効率化につながる理由の1つです。
Web問診票
Web問診票は、事前にWebサイト上で問診票に記入し提出できるようにするツールです。患者さまが医療施設に到着してから問診票に記載する手間を省けるため、来院前に患者さまの状態把握でき、スムーズな診療に繋がります。
業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツールは、削減したい業務や自社のニーズに適したものを選ぶ必要があります。選び方を3つに分けて解説します。
課題を解決できるものを選ぶ
自社が抱える課題を特定し、課題を解決できるツールを選びましょう。タスクを洗い出し、効率化を進めたいポイントや業務を明確にすることが重要です。
使いやすいものを選ぶ
従業員が使いやすいツールを選びましょう。使用する際は、最初からすべての業務をツールに依存させず、スモールスタートするとよいでしょう。サポートが充実しているツールなら、使い方がわからないときや、トラブルが発生した際にも安心です。
既存ツールやシステムとの連携ができるか
複数の業務効率化ツールを導入する場合、他システムとのデータ連携が可能であるかどうかも、重要なポイントです。データ連携の機能が十分でないツールを導入すると、かえって業務が煩雑になりかねません。
業務効率化ツールの注意点
業務効率化ツールを導入する際は、セキュリティを意識し、現場の声に耳を傾ける必要があります。それぞれ、解説します。
セキュリティ対策を行う
業務効率化ツールは、インターネット上で使用するツールです。お客さまの個人情報を取り扱うため、漏洩のリスクには気を配らなくてはなりません。導入の際は、施設で契約しているネットワークの確認等、十分なセキュリティ対策が行われているかを確認しましょう。
現場のスキルや声を反映させる
ツールを導入して終わりにするのではなく、利用している従業員から定期的にフィードバックをもらい、改善点をピックアップしましょう。従業員の理解度や習熟度にあわせた教育や研修が必要です。現場のICTスキル・リテラシーに適したツールを選択することで、教育や研修の費用が削減できます。
まとめ
業務効率化ツールを導入することで、作業の自動化や簡素化ができるようになるため、従業員の負担が減り、生産性の向上やコスト削減につながります。医療施設においては、電子カルテやWeb問診票の機能がある業務効率化ツールを採用することで、人手不足や増え続ける看護師負担などの課題を解決できるでしょう。業務効率化ツールの1つとして、自動精算機の導入もおすすめです。
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会社名：株式会社USEN-ALMEX
部署名：事業企画本部 ビジネスクリエーション部
執筆者名：内田浩樹
執筆者の略歴：マーケティングビジネス実務検定B級、簿記2級、第2種電気工事士、普通自動車免許、防災士など
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